作業がなかなか効率化できない…

そう思いながら
日々過ごしている人も多いと思います。

作業効率が上がらなければ
仕事が終わらなかったり、
お給料が据え置きになってしまったり、
目標が達成しなかったり…

と負の連鎖のように
感じてしまいます。

今回紹介する改善方法は、
作業効率を劇的に変えることが
できる方法なのでぜひ試してみてください。

どんな人に向いているのか?

・気付いたら一日終わっている人
・目標が達成できない人
・集中力が続かない人

などなど、様々な悩みや問題を
抱えている方に特に有効だと思います。

実際僕自身も作業効率を高めるために、
毎日行っている方法です。

おかげで仕事は片付きやすく
なりましたし、

精神的なストレスもかなり
改善されたと思います。

作業の目的を明確にする

作業効率化の第一歩で一番大切なことは、
作業の目的を明確にすることです。

・これからやる作業の目的
・なぜこの作業をやるのか?
・この作業でないといけないのか?

僕の場合はまず作業をざっと書き出し、
それぞれの目的を考えます。

その目的に応じて
自分がやる必要がなさそうな
作業に関してはスタッフに任せるか、
外注化します。

目的さえ明確になってしまえば、
「20:80の法則」を意識するようになり、
20の作業のみに集中できるようになります。

20:80の法則とは?(パレートの法則)

・ビジネスにおいて、売上の8割は全顧客の2割が生み出している。よって売上を伸ばすには顧客全員を対象としたサービスを行うよりも、2割の顧客に的を絞ったサービスを行う方が効率的である。
・商品の売上の8割は、全商品銘柄のうちの2割で生み出している。
・売上の8割は、全従業員のうちの2割で生み出している。
・仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。
・故障の8割は、全部品のうち2割に原因がある。
・所得税の8割は、課税対象者の2割が担っている。
・プログラムの処理にかかる時間の80%はコード全体の20%の部分が占める。
・全体の20%が優れた設計ならば実用上80%の状況で優れた能力を発揮する。

wikiより抜粋

集中力が高い時間に大切なことを終わらせる

1日の中で一番エネルギーに
溢れている時間があります。

「朝」です。

朝一番は睡眠をとったばかりの状態で
心身ともにリフレッシュしている時間
です。

そして何も作業を行っていないので、
脳もほとんど疲れていません。

一番集中力が高い時間とも言えるでしょう。

その一番集中力が高く
エネルギーが最大値の時間に、

最も大切な作業を終わらせておくことで
作業効率は一気に改善されます。

・あまりやりたくないけど、
 優先順位の高い作業

は特に夕方などエネルギーが
低下している時にやろうとしても
中々作業に集中できないのは
当たり前なのです。

やりたいくないけど優先順位の高いもの
ほど朝一番に終わらせておきましょう。

マルチタスクは辞める

次はマルチタスクは辞めることです。

複数の作業を同時にやっていると、
IQは確実に下がっています。

1つの作業をやっているのであれば、
1つの作業のみに集中しましょう。

仕事ではいきなりできない
という方は、日頃やっていることから
改善してみてください。

例えば、

・スマホを見ながら食事はしない
・人と話している最中は電話をとらない
・テレビを見ながら電話をしない

とか、日頃やっていることでも
マルチタスクになっていることは
よくあることです。

そうやってまずは意識してみること
から始めてみることで
すぐに仕事でも活かせるようになります。

100のパワーがあったとしても、
2つに分けてしまえば
それぞれ50ずつしかパワーを
発揮できません。

でも、100のパワーを1つの
作業にあててしまえば、
100のパワーを発揮することが
できるようになるので、

スピードもクオリティも
全く違うものができてしまいます。

しっかりと休む

作業効率を劇的に上げたいのであれば、
休むことも大切です。

日本人はどうしても
仕事中に休むことに慣れていません。

仕事中に休む=怠けている
と錯覚してしまうものです。

ですが、作業効率を上げるためには
休むことが重要なのです。

作業に集中していると、
どうしても脳は疲れてきます。

疲れている脳の状態では、
集中力は高まりませんし、
作業効率も低下する一方です。

脳をリフレッシュさせるためにも、
しっかり休みをとるように
してみてください。

オススメは散歩やストレッチ
睡眠です。

10分や20分の短時間でもいいので、
散歩や睡眠をとるようにしてみましょう。

ルーチーンワークとして
ストレッチを入れておくのもいいですよ。

タイマーを使う

だらだらやっていても
作業効率は一向に上がりません。

スマホでも専用のタイマーでもいいので、
作業する時間を決めておきましょう。

オススメは50分です。

50分で1つの作業は終了。

10分休憩。

50分で作業の続き。

10分休憩。

50分で作業の続き。

20分散歩。

といった感じでタイマーを
セットしておくと、

・作業にメリハリがつくようになる
・「ここまでで良い」と
 自分を許せるようになる
・途中でもタイマーが鳴るので
 終わりきっていないと
 仕事をもっとやりたいという気持ちになる

色んな効果を実感できるでしょう。

作業効率は確実に上がる

・目的を明確にする
・朝一番に大切な作業をやる
・マルチタスクは辞める
・しっかり休む
・タイマーを使う

そんなに難しいことでは
ない改善方法を紹介しました。

今作業効率が悪くて悩んでいる人
でも大丈夫です。

僕も以前は作業効率が悪く
日々悩んでいました。

でも、これらの改善方法を
試していく中で、
作業効率が一気に上がったこと
を体験するようになりました。

今回紹介した5つの改善法で
まだやったことがないという方は
まずは1つずつやってみてください。

意識が向いてくるようになると、
時間はかかるかもしれませんが
だんだんと作業効率が上がっていくことを
実感できてくるはずです。