目的を明確にしろ

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作業がなかなか効率化できない…

そう思いながら日々過ごしている人も多いと思います。

作業効率が上がらなければ仕事が終わらなかったり、お給料が据え置きになってしまったり、目標が達成しなかったり…

と負の連鎖のように感じてしまいます。

今回紹介する改善方法は、作業効率を劇的に変えることができる方法なのでぜひ試してみてください。

どんな人に向いているのか?

・気付いたら一日終わっている人
・目標が達成できない人
・集中力が続かない人
などなど、様々な悩みや問題を抱えている方に特に有効だと思います。

実際僕自身も作業効率を高めるために、毎日行っている方法です。

おかげで仕事は片付きやすくなりましたし、精神的なストレスもかなり改善されたと思います。

作業の目的を明確にする

作業効率化の第一歩で一番大切なことは、作業の目的を明確にすることです。

・これからやる作業の目的
・なぜこの作業をやるのか?

・この作業でないといけないのか?

僕の場合はまず作業をざっと書き出し、それぞれの目的を考えます。

その目的に応じて自分がやる必要がなさそうな作業に関してはスタッフに任せるか、外注化します。

目的さえ明確になってしまえば、「20:80の法則」を意識するようになり、20の作業のみに集中できるようになります。

20:80の法則とは?(パレートの法則)

・ビジネスにおいて、売上の8割は全顧客の2割が生み出している。よって売上を伸ばすには顧客全員を対象としたサービスを行うよりも、2割の顧客に的を絞ったサービスを行う方が効率的である。
・商品の売上の8割は、全商品銘柄のうちの2割で生み出している。
・売上の8割は、全従業員のうちの2割で生み出している。
・仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。
・故障の8割は、全部品のうち2割に原因がある。
・所得税の8割は、課税対象者の2割が担っている。
・プログラムの処理にかかる時間の80%はコード全体の20%の部分が占める。
・全体の20%が優れた設計ならば実用上80%の状況で優れた能力を発揮する。

wikiより抜粋

集中力が高い時間に大切なことを終わらせる

1日の中で一番エネルギーに溢れている時間があります。

「朝」です。

朝一番は睡眠をとったばかりの状態で心身ともにリフレッシュしている時間です。

そして何も作業を行っていないので、脳もほとんど疲れていません。

一番集中力が高い時間とも言えるでしょう。

その一番集中力が高くエネルギーが最大値の時間に、最も大切な作業を終わらせておくことで作業効率は一気に改善されます。

・あまりやりたくないけど、 優先順位の高い作業

は特に夕方などエネルギーが低下している時にやろうとしても中々作業に集中できないのは当たり前なのです。

やりたいくないけど優先順位の高いものほど朝一番に終わらせておきましょう。

マルチタスクは辞める

次はマルチタスクは辞めることです。

複数の作業を同時にやっていると、IQは確実に下がっています。

1つの作業をやっているのであれば、1つの作業のみに集中しましょう。

仕事ではいきなりできないという方は、日頃やっていることから改善してみてください。

例えば、

・スマホを見ながら食事はしない
・人と話している最中は電話をとらない
・テレビを見ながら電話をしないとか、日頃やっていることでもマルチタスクになっていることはよくあることです。

そうやってまずは意識してみることから始めてみることですぐに仕事でも活かせるようになります。

100のパワーがあったとしても、2つに分けてしまえばそれぞれ50ずつしかパワーを発揮できません。

でも、100のパワーを1つの作業にあててしまえば、100のパワーを発揮することができるようになるので、スピードもクオリティも全く違うものができてしまいます。

しっかりと休む

作業効率を劇的に上げたいのであれば、休むことも大切です。

日本人はどうしても仕事中に休むことに慣れていません。

仕事中に休む=怠けていると錯覚してしまうものです。

ですが、作業効率を上げるためには休むことが重要なのです。

作業に集中していると、どうしても脳は疲れてきます。

疲れている脳の状態では、集中力は高まりませんし、作業効率も低下する一方です。

脳をリフレッシュさせるためにも、しっかり休みをとるようにしてみてください。

オススメは散歩やストレッチ、睡眠です。

10分や20分の短時間でもいいので、散歩や睡眠をとるようにしてみましょう。

ルーチーンワークとしてストレッチを入れておくのもいいですよ。

タイマーを使う

だらだらやっていても作業効率は一向に上がりません。

スマホでも専用のタイマーでもいいので、作業する時間を決めておきましょう。

オススメは50分です。

50分で1つの作業は終了。

10分休憩。

50分で作業の続き。

10分休憩。

50分で作業の続き。

20分散歩。

といった感じでタイマーをセットしておくと、

・作業にメリハリがつくようになる
・「ここまでで良い」と 自分を許せるようになる
・途中でもタイマーが鳴るので 終わりきっていないと 仕事をもっとやりたいという気持ちになる色んな効果を実感できるでしょう。

作業効率は確実に上がる

・目的を明確にする
・朝一番に大切な作業をやる
・マルチタスクは辞める
・しっかり休む
・タイマーを使うそんなに難しいことではない改善方法を紹介しました。

今作業効率が悪くて悩んでいる人でも大丈夫です。

僕も以前は作業効率が悪く日々悩んでいました。

でも、これらの改善方法を試していく中で、作業効率が一気に上がったことを体験するようになりました。

今回紹介した5つの改善法でまだやったことがないという方はまずは1つずつやってみてください。

意識が向いてくるようになると、時間はかかるかもしれませんがだんだんと作業効率が上がっていくことを実感できてくるはずです。

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