月10時間の作業が消えた！仕組み化に必要な唯一の能力
人生を自由に！カオルさんです。
今回のテーマは「仕組み化するときに必要な能力について」話をします。
仕組み化の力で事業価値が爆上がりする
仕組み化ってめちゃくちゃ大事なんです。自分がいなくても回る仕組み、従業員が勝手に集まる仕組み、お客さんが勝手に集まる仕組み、自動化。聞き心地がいいじゃないですか。仕組み化されていると全てがきれいに回るみたいな。
これ、億で売れるとか事業を売るときに、この仕組み化ってめちゃくちゃ大事なんです。
僕自身も前の事業を立ち上げて、1ヶ月2ヶ月くらいから、だんだんと仕組み化を始めて、最終的には僕がいなくてもある程度は事業が回るようになりました。もちろんコアな部分、僕が好きな部分であるマーケティングの部分については、なかなか人の問題になってしまうので、そこはなかなか仕組み化できなかったというところはありますが、ほとんどの作業は仕組み化できていました。
おかげで、その仕組みが評価されて、買った側の会社も「これだったら自分たちもできるよね」という感じで思っていただけて、コロナで一気にあらゆるM&A市場が冷え切ったような状態だったんですが、なんとかうちは売ることができたという感じでした。
多くの人が仕組み化を「技術的な問題」だと勘違いしている
じゃあどうやって仕組み化するのか、どんな能力が必要なのかというと、まぁそこで出てくるのがシステムとか、ありますよね。「プログラマーじゃないと仕組みができないんですか？」というとそうでもないです。
どんなにプログラムの能力があったとしても、仕組み化できない人は仕組みができないです。
多くの人は「システムがないから」「技術力がないから」仕組み化できないと思っています。でも実際は違います。
なぜ仕組み化できないのか？根本原因とは
仕組み化に必要な能力、これ先に結論を言うと気づく能力です。何かの異変に気づく能力。
例えば、見込み客と話をしていて「同じことを話をしているな」とか、見込み客と話をして「同じようなトラブルがあるな」とか。それって大抵の場合は仕組みが良くないから、そういうことが起こっているんです。仕組みができてないから、同じような症状を同じようにずっと対応しないといけないんです。
面倒な作業でも「これだったらなんかできるから、ちょっと時間かければできるから」という理由でやっちゃうとか。僕はめちゃくちゃありました。
根本的な原因は、小さな違和感に気づかない、もしくは気づいても見過ごしてしまうことです。
この小さな小さな違和感が、だんだん経営を圧迫していきます。本当はスケールしていく、どんどん大きくしていきたいのに、その違和感を放置しちゃうから、ずっと手一杯で何もできませんみたいなことになるんです。
解決策：「違和感センサー」を磨き上げる
具体的な実例で解説します。
従業員がずっと同じようなことをやっていて、「それってどれくらい時間かかってるの？」って聞くと「大体月に10時間ぐらいですかね」。「それって君じゃないとできないの？」って聞いたら「いや、僕・私じゃなくてもできますけど」。「あそうなんだ。じゃあこれはあの人じゃないとできないのかな」と聞くと「いや、まぁまぁ、うーん微妙ですけど、私できるんで」と言ったんです。
その作業は入金の消し込み作業でした。入金の消し込み作業というのは、いろんな業者さんから僕たちは仲介なので、仕事を振って、紹介料の請求をするわけです。請求書を発行して、その入金があったかどうかの消し込み作業をやるんですが、毎月何百件とあるわけです。これ大変なんです、めちゃくちゃ大変。
従業員は「他の人にはできない」「この人だからできる」という風に、なんかちょっと思い込んでいた節があって、僕もそう思ったんです。だけど「いや、なんかちょっとおかしいな」と思って、「なんかできるんじゃないか？」と思って色々調べたら、できたんです。
MFクラウド会計だったと思うんですが、そこが銀行口座と紐付けしてAPI連携をして、口座に入金が入ったら、登録していた業者さんからの請求書の紐付けと入金額が合っていたら消し込みができるし、もし過不足があったりとか多い場合もあったりするので、そういった場合があったらメールでお知らせするとか管理画面でメールをするとかできました。
そしたら、その作業が月10時間の作業が丸々なくなりました。
ステップ1：違和感に敏感になる
「これって毎回同じことやってるな」「なんか面倒だな」という小さな違和感を見過ごさない。
ステップ2：「本当に人じゃないとできないのか？」を疑う
従業員が「私じゃないとできません」と言っても、本当にそうなのかを疑ってみる。
ステップ3：子供心で考える
もっとフラットに考える。子供心に戻って「なんか、これできるんじゃないかな」と思って考える。
ステップ4：すぐに調べて実行する
違和感に気づいたら、すぐに「何かいい方法はないか」を調べて、実行に移す。
まとめ：気づく能力が事業の未来を決める
これって、おそらく違和感に気づく能力がないと、やらないと思うんです。「ああそうなんだ、できるんだ」で終わっちゃう。もしくは「自分がやらないといけない」と思い込んでいる。
でも、その考えるということもそうなんですが、気づくというところが大事なんです。その問題とか違和感、違和感に気づかないから、結局仕組み化できない。
ぜひ、これを意識してみてください。小さな違和感を見過ごさず、「これって本当に人じゃないとできないのかな？」と疑問を持つ習慣をつけてください。
人生を自由に！カオルさんでした。